Zo richt je voorraadsynchronisatie tussen Shopify en Exact Online in
Voorraadverschillen zijn een van de duurste fouten in e-commerce. Zo bouw je een synchronisatie waarin Exact de enige bron van waarheid is.
Een klant bestelt in je webshop, de betaling komt binnen, en de volgende ochtend belt het magazijn: het artikel ligt er niet. Dat is niet alleen een annulering — het is een retourproces, een deuk in het vertrouwen van de klant en uren werk voor je operatie. De oorzaak is meestal één technisch gat: de voorraad in Shopify komt niet overeen met de werkelijke voorraad in het ERP.
Bepaal één bron van waarheid
De eerste beslissing in elk synchronisatieontwerp is meteen de belangrijkste: wie is eigenaar van de voorraad? Voor een bedrijf dat Exact Online gebruikt is het antwoord vrijwel altijd Exact. Goederenontvangsten, tellingen, productie, transfers en retouren worden daar verwerkt. Shopify toont die gegevens alleen.
Zodra die keuze gemaakt is, wordt de architectuur helder: voorraad stroomt één kant op, van Exact naar Shopify. De automatische voorraadafboeking van Shopify bij een bestelling vraagt dan wel aandacht, anders boek je dubbel af.
Event-gedreven triggers in plaats van geplande batches
Veel integraties draaien als een batch die elk kwartier alle artikelen doorloopt. Dat verbruikt API-limieten zonder reden en laat in het slechtste geval een venster van vijftien minuten met onjuiste voorraad open.
De juiste aanpak is event-gedreven: een voorraadmutatie in Exact wordt via een webhook opgepakt en alleen het betreffende SKU wordt in Shopify bijgewerkt. Dat brengt de vertraging terug naar seconden en vermindert het aantal API-aanroepen drastisch.
Los de SKU-koppeling als eerste op
De meeste integratieprojecten lopen uit door datakwaliteit, niet door techniek. Als de artikelcode in Exact niet schoon aansluit op het SKU in Shopify, helpt geen enkele synchronisatielogica.
- Controleer dat SKU's in beide systemen uniek zijn
- Normaliseer spaties, hoofdletters en speciale tekens
- Houd een uitzonderingsrapport bij voor records die niet matchen
- Elke variant van een artikel heeft een eigen SKU nodig
Het koppelingsdocument is het contract van het project. Het hoort akkoord te zijn voordat er één regel code geschreven wordt.
Het scenario met meerdere magazijnen
Staan er meerdere magazijnen in Exact, dan moet je bepalen welke daarvan in Shopify zichtbaar wordt. Drie modellen komen veel voor: één apart e-commercemagazijn aanwijzen, de som van alle magazijnen tonen, of Shopify-locaties één op één koppelen aan Exact-magazijnen. Dat laatste is het meest flexibel, maar vereist dat locatiegebonden voorraad in Shopify correct is ingericht.
Laat fouten nooit stil verdwijnen
Een API kan een time-out geven, een limiet kan bereikt worden, een SKU kan verwijderd zijn. In al die gevallen hoort de bewerking in de wachtrij te gaan en met oplopende intervallen opnieuw geprobeerd te worden. Permanente fouten moeten altijd een melding geven — een voorraadupdate die geruisloos verdwijnt is gevaarlijker dan helemaal geen integratie, omdat die vals vertrouwen wekt.