Shopify B2B uitleg: wat het is en hoe het werkt

Het korte antwoord op wat Shopify B2B is: een set functies binnen Shopify Plus waarmee je vanuit dezelfde webshop zakelijk verkoopt. Zaken die eerder een aparte groothandelsshop of een app vroegen — klantspecifieke prijzen, betalen op rekening, minimale afnameregels — zitten nu in het platform zelf. Dit artikel behandelt wat standaard werkt, wat niet, en waar de grenzen liggen; dat tweede deel is belangrijker, want daar lopen projecten vast.

Shopify B2B uitleg: bedrijven en locaties

De basisbouwsteen van B2B is het bedrijf (company). In retail is een klant een persoon; in B2B is de klant een bedrijf met meerdere gebruikers eronder. De inkoopmanager en de magazijnchef zien de orders van hetzelfde bedrijf en krijgen dezelfde prijzen. Daarnaast heeft elk bedrijf één of meer locaties. Een locatie is meer dan een afleveradres: de betaaltermijn, btw-vrijstelling en toegewezen catalog worden op locatieniveau vastgelegd. Zo kunnen de vestigingen in Istanbul en Rotterdam van dezelfde keten met verschillende prijzen en termijnen werken.

Catalogs en prijslijsten

De catalog is de prijsmotor van B2B. Een catalog bepaalt twee dingen tegelijk: welke artikelen zichtbaar zijn en wat ze kosten. Dat is een nuttig detail — zorgen dat een dealer bepaalde artikelen nooit ziet vraagt geen maatwerk, dat is een kwestie van de juiste catalog.

• Procentuele korting: een korting op de retailprijs voor de hele catalog
• Vaste prijs: een vast bedrag voor specifieke artikelen, los van de lijstprijs
• Staffelprijzen: een stuksprijs die daalt bij bepaalde afnamehoeveelheden
• Hoeveelheidsregels: minimale afname, verkoop per veelvoud, maximale aantallen

Betaalvoorwaarden: op rekening of met kaart

Betalen is waar B2B het duidelijkst afwijkt van retail. In Shopify B2B wijs je een betaaltermijn toe aan een bedrijf: direct, 14 dagen, 30 dagen, einde maand. Bij een order op rekening wordt er niet afgerekend; de order ontstaat en de factuur wordt op de vervaldatum betaald. Betalen met kaart kan ook, en beide naast elkaar is prima. Een nieuwe dealer eerst vooruit laten betalen en na een bepaalde omzet en betaalhistorie een termijn toekennen is een gangbaar model, en het platform ondersteunt dat.

Hoe logt een B2B-klant in?

Hier zit een ontwerpkeuze: B2B-klanten loggen in met een eenmalige code per e-mail, niet met een wachtwoord. Dat haalt het wachtwoord-vergeten-verkeer weg, maar het betekent ook dat een bezoeker vóór het inloggen de retailprijzen ziet. Wil je prijzen volledig verbergen, dan kost dat extra werk aan de webshopkant.

Wat Shopify B2B standaard niet oplost

• Complexe goedkeuringsketens: er is geen stroom als "de inkoper zet de winkelwagen klaar, het afdelingshoofd keurt goed, boven de 5.000 gaat het naar de financieel directeur". Voorbij eenvoudige constructies op één niveau is dit maatwerk.
• Kredietlimiet toetsen aan een live ERP-saldo: je kunt een kredietlimiet bij een bedrijf vastleggen, maar die weet niets van het werkelijke openstaande saldo in je administratie. Echt toetsen vraagt het saldo realtime uit het ERP op te halen.
• Offerte en onderhandeling: er is geen stroom waarin een klant een offerte aanvraagt, een verkoper een tegenbod doet en revisies besproken worden. Daar worden concept-orders voor gebruikt, maar die houden geen onderhandelingshistorie bij.
• Geldigheidsdata van contractprijzen: logica als "deze prijs geldt tot 31 maart" verwerkt een catalog niet automatisch; prijsupdates beheer je daarbuiten.
• Complexe vracht- en leverregels: verzending per pallet, geplande deelleveringen en klantspecifieke vrachtdrempels vragen meestal een extra laag.

Shopify B2B lost de webshopkant van groothandel op. De commerciële regels blijven van je ERP.

Wanneer heb je een eigen laag of een ERP-koppeling nodig?

De praktische drempel is deze. Gelden prijzen, limieten en termijnen voor zo weinig klanten en artikelen dat je ze met de hand kunt bijhouden, dan is Shopify B2B op zichzelf genoeg — met 40 dealers en vier prijslijsten is handmatig beheer in de admin heel redelijk. Een koppeling wordt nodig zodra klantspecifieke prijzen in de honderden regels lopen, zodra de kredietlimiet een regel is die echt gehandhaafd moet worden, of zodra orders handmatig in de boekhouding zetten de operatie vertraagt. Gebruik je Exact Online, dan sluiten prijslijsten aan op catalogs, de debiteur op het bedrijf, de betaaltermijn op de locatie en de order op een verkooporder.

Goedkeuringsketens en offertetrajecten vragen daarentegen maatwerk aan de webshopkant. Of dat de investering waard is, hangt af van hoeveel uur handwerk die stroom nu oplevert. Is het antwoord "twee uur per maand", bouw het dan niet.

Drie vragen om vooraf te stellen

• Waar leven de prijzen: in Shopify of in het ERP? Houd je ze op twee plekken bij, dan gaan ze schuren.
• Wordt de kredietlimiet echt gehandhaafd, of houdt het verkoopteam het op gevoel bij?
• Browsen dealers bij het bestellen door de webshop, of orderen ze met een lijst in de hand? Het antwoord bepaalt het ontwerp: een SKU-lijst in de winkelwagen plakken is voor een zakelijke inkoper veel waardevoller dan een mooie categoriepagina.