Shopify ve Exact Online arasında stok senkronizasyonu nasıl kurulur?

Bir müşteri sitenizden ürün sipariş ediyor, ödeme alınıyor, ve ertesi gün depodan haber geliyor: ürün yok. Bu senaryo sadece bir iptal değil; iade süreci, müşteri güveni kaybı ve operasyon ekibinin saatleri demek. Kaynağı da genellikle tek bir teknik eksiklik: Shopify'daki stok bilgisi ERP'deki gerçek stokla eşleşmiyor.

Tek doğruluk kaynağı belirleyin

Senkronizasyon tasarımında verilecek ilk karar en kritik olanıdır: stok bilgisinin sahibi kim? Exact Online kullanan bir işletmede cevap neredeyse her zaman Exact'tir. Mal kabul, sayım, üretim, transfer ve iade hareketlerinin hepsi orada işlenir. Shopify bu bilginin sadece bir yansımasıdır.

Bu karar alındığında mimari netleşir: stok akışı tek yönlüdür, Exact'ten Shopify'a. Shopify'ın kendi stok düşümü (sipariş anında otomatik azaltma) ise dikkatle ele alınmalıdır, aksi halde çift düşüm yaşanır.

Zamanlanmış iş değil, olay tabanlı tetikleme

Birçok entegrasyon her 15 dakikada bir tüm ürünleri tarayan bir toplu iş olarak kurulur. Bu yaklaşım hem API limitlerini gereksiz yere tüketir hem de en kötü senaryoda 15 dakikalık bir yanlış stok penceresi bırakır.

Doğru yaklaşım olay tabanlıdır: Exact tarafındaki bir stok hareketi webhook ile yakalanır, yalnızca etkilenen SKU için Shopify'da güncelleme yapılır. Bu hem gecikmeyi saniyeler seviyesine indirir hem de API çağrısı sayısını dramatik biçimde azaltır.

SKU eşleştirmesini baştan çözün

Entegrasyon projelerinin çoğu teknik nedenlerle değil, veri kalitesi nedeniyle gecikir. Exact'teki ürün kodu ile Shopify'daki SKU birebir eşleşmiyorsa, hiçbir senkron mantığı çalışmaz.

• Her iki sistemde de SKU'nun benzersiz olduğunu doğrulayın
• Boşluk, büyük-küçük harf ve özel karakter farklarını normalize edin
• Eşleşmeyen kayıtlar için bir istisna raporu tutun
• Varyantlı ürünlerde her varyantın kendi SKU'su olmalı

Eşleştirme haritası projenin sözleşmesidir. Kod yazmadan önce bu tablo onaylanmalıdır.

Çoklu depo senaryosu

Exact'te birden fazla depo varsa, hangi deponun Shopify'a yansıyacağına karar vermek gerekir. Üç yaygın model vardır: tek bir e-ticaret deposu ayırmak, tüm depoların toplamını göstermek, veya Shopify lokasyonlarını Exact depolarıyla birebir eşleştirmek. Üçüncüsü en esnek olanıdır ancak Shopify tarafında lokasyon bazlı stok yönetiminin doğru yapılandırılmasını gerektirir.

Hata durumlarını sessiz bırakmayın

API geçici olarak yanıt vermeyebilir, limit aşılabilir, bir SKU silinmiş olabilir. Bu durumlarda işlem kuyruğa alınmalı ve artan aralıklarla yeniden denenmelidir. Kalıcı hatalar ise mutlaka bildirilmelidir — sessizce kaybolan bir stok güncellemesi, hiç kurulmamış bir entegrasyondan daha tehlikelidir çünkü yanlış bir güven duygusu yaratır.